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浅谈企业信息化

2010-05-26

企业发展到一定阶段,或主观或客观的总会有些信息化的味道。如果只是家卖衣服的商铺,老板手持计算器也许就可以搞定一切;但如果是产品化了的企业,拥有一定数量的经营资源与管理对象,计算器可能就不是那么好用了。

企业的正常运行,总离不开对资源、客户、员工、产品/服务、业务、财务、管理等各方面的把握与控制,这七项,是企业经营管理的核心要素,因此,围绕这些,企业不可避免的需要开发一些系统,来维持这些因素自身的运作以及对这些因素运作情况的了解。前者构成了生产系统,而后者,则成了MIS系统。

当然,在一开始区分的并没有如此明确,生产乃根本,经济基础决定上层建筑,对生产情况的统计分析,在当时是以各种方式夹杂在生产系统中。不幸的是,统计分析需求无止境,这边新增一个统计那边新增一个报表,我们的生产系统因而这边一个修改那边一个补丁,终于不堪重负越来越迟缓,耽误了生产大计。而独立的、专业化的管理信息系统则应运而生,至少在一定情况下缓解了矛盾,这是MIS发展的起源。

专业化的分工带来了效率的提升,管理质量上去了,企业发展也顺畅许多。于是企业业务继续发展,发展再到一定阶段必然的再次带来管理上的问题,管理的要求变更使得老的应用系统逐渐不能满足经营管理的需要,于是新的MIS项目再被提出,再开发,周而复始。对于一些大的企业来讲,甚至针对上阶段管理要求提出的需求还在项目评审阶段,下阶段的管理要求就变更了,项目开发部门始终招架,疲于奔命。而业务、销售为大,科技部门通常弱势,埋头苦干,不停的开发,不停的变更,悲剧了,我们总在不停的做系统。这样暗无天日终于有一天,我们应付不了了,单个销售部门每年就可以提出23个项目开发需求,科技败了。

系统扎堆开发只是表面现象,而本质则是管理的混乱,包括需求提出部门管理的混乱与科技部门系统开发规划的混乱,同时伴随了企业资源的浪费,包括系统资源、人力资源、信息资源、外部开发资源等等。好了,等到有一天,有人重新认识了,有人忍受不了了,整合这个词被提了出来。

整合是个大的概念,包括业务的整合、流程的整合、产品的整合、部门职能的整合、信息资源的整合以及系统开发的整合。如此多的整合,都是相辅相成的,业务不整合,流程不整合,系统开发压根就整合不了。当然这是后话,不管怎样,整合给提了出来。

对于企业信息化相关的整合大抵分三个阶段。逻辑层面的整合、物理层面的整合和信息资源层面上的整合。这是三个阶段,但在进程上可以表现为同步进行。

逻辑层面的整合将几十、几百个系统放到一个页面上,搞个单点登录,至少减轻了企业员工对那么多地址、用户密码记忆的痛苦,很多大的门户(不定是企业内部,也包括新浪、腾讯等)都可以看出这部分是最先整合的,都是面向客户,内部客户与外部客户而已。

物理层面的整合就复杂许多,包括系统的整合、硬件的整合、虚拟机与集成化应用等,更高一些的还有对系统、对硬件、对数据存放地点的整合,集中化处理与渠道化管理等。

而信息资源的整合就复杂太多了,数据的加工与共享、标准化的制定与推广、基础信息的管理与维护,报表查询的复用与分发,任何一种资源的共享都是煎熬,都是斗争,是在跟业务、跟流程、跟不同部门间的明争暗斗,每一类信息资源的整合历程都足以写本厚厚的回忆录,而跨过的每道坎后,企业信息化便跨进一大步。

然而,当我们仍在沾沾自喜于信息化整合时,需求驱动的开发模式依然没能发生本质的改变。这是一个很难的转变,对于企业而言,盈利是根本,相应的业务、管理往往都走在信息化实现之前。绝大多数企业都不会有专注于企业信息建设规划的人员,即使有也多属于决策的辅助性建议;而信息部门的一把手,从职能上似乎有,而实际上也大多关心不了整个企业的信息化建设与推进步伐,弱势部门的悲哀。于是,指望由本企业的信息部门建设企业的信息化架构,指望本企业的信息部门打破需求驱动的弊端,基本是没指望了。

于是,第三方的管理信息成品软件出现了。比较有名的SAP,ERP,CRM等等。这些产品的出现是好事,企业信息化的第二次专业化分工,专业人做专业事,一般都是进步的。有了成熟的产品出来,有了成功的范例,似乎一切问题都迎刃而解。可是,悲哀的是再往后的应用又大多失败了。或者说成功吧,变了味的成功,改造的工作量甚至大于了原生的开发。于是人们又反思,矛盾的焦点转移到了企业高层的不作为。科技部门那么弱势,如何能推的涉及多部门职能改造下的成品软件应用。可惜这只表象而已,我们再回头看看,当时有多少成品信息化软件在对企业信息化改造时有经济理论背景的支撑。

好了,说了这么多,企业信息化需要不外乎两个方面,高层的推进与合适的技术应用。很多人提过,然而依旧真理。高层的重视在于解决多部门间的博弈,强化信息部门的执行力;而合适的技术应用则并非高端的技术运用,好的信息架构能够适应当前企业的发展阶段,并适当促进,太高级的MIS产品在实际推广上一般就是失败,原因很简单,缺少了对企业经营理论的认识,对业务对流程改进太多了,当前适应不了,只能是放弃。

有没有一种理念,能够基于企业经营管理理论上对企业的信息化进程进行分析,从而适应企业的业务发展与管理模式,有效改进,以合适的运用方式来提升企业信息化的能力始终是一部分人所探求的。而跨行业的、通用的、多产品的架构化解决方案能否实现、如何实现则需要更多的人所关注与讨论。

现在讨论企业信息化中常见且乐于为人们所提到的一个词:标准化。

什么是标准化

标准化是一种动作,是实现标准的一种方式,所以了解标准化之前,我们需要了解什么是标准。

标准是在一定领域内为人们所认可且共同、重复使用的制度或条款。

标准首先存在于一定范围之内。这很好理解,从应用范围来看,有国标、省标、行业标准、企业内标准等;从行业领域看,有信息标准、商标标准、食品安全标准、房屋质量标准等;从时间上来看,标准是可变的,标准的认定一般趋于科学与严格,如我们最应关心的食品安全标准。因此,无论是时间还是空间,标准都是有一定的范围。

其次,标准要为人们所了解,所认同,并且去使用。标准的出发点与落脚点都是为了更好的实现一些秩序,使得在其领域内与领域外的人们都可以容易理解和使用一些产品或服务。标准一般都是由在其领域内的专家长期研究与反复实践所得出的经验积累,便于更好的达成领域内的目标。不为人们所认同的标准不成为标准,而不为人们所使用的标准是空洞的标准。

标准的形式是一些制度或条款,这是表现形式。可忽略。

标准化,便是我们向以上定义靠拢的一种行为,当然,是存在主动与被动之分。迟钝的人抗议实施标准,平庸的人被动接受标准,聪明的人主动应用标准,智慧且强力的人制定推广标准。

为什么信息发展需要标准化

企业信息化的发展初期,会大量的、蓬勃的同时也是无序的建立一个又一个应用系统,以满足经营不断发展、管理不断提升的需要。那时的系统建设,根本就是企业经营的工具,并且是初级工具;而系统建设者,也由于缺乏经验,没有好的架构框架,没有好的代码工具,没有形成专业化分工,开发周期紧等各类原因,建设了一部分现在看来不是那么好的系统。这些系统在当初可以应付一阵子,而过两年则成了累赘,不断的升级,不断的补丁,维护量巨大,而且系统间加工信息没法共享。

虽然这不是一段好的历程,但事实上这些都是企业信息化的必由之路。而当人们发现系统虽然在不停的建设,然而加工的似乎就是那么些数据源,同样的数据加工会在不同的系统中反复建设;加工完了的数据互不共享,不是因为不去共享,而是根本共享不了,也许连机构数据汇总所使用的机构编码方式都不同。

又如考核员工贡献度,与流程相关的有员工编码、机构编码、业务编码、产品编码、客户编码,这几类编码中如果没有实现标准化,则在多条线业务考核下,员工的贡献度分析、机构间的分润等都会出现问题。

举例:

以上每个问题的解决都依赖于标准化的应用。

企业信息化里通常需要标准化的有:产品信息、客户信息、交易信息、机构信息、员工信息、统计信息,这些是信息共享的基本元素。另外涉及到企业信息化品质的标准化有报表格式标准化、信息渠道标准化、补录信息标准化、信息平台标准化等等。

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