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合理规划上班的时间

2010-08-13

做IT管理的都常常有这种感觉,每天能高效工作的时间一般6个小时,有限的时间内,如何完成高效的工作,从而才能进步、升职,就显的尤其重要了。

有效的管理者并不是一开始就着手工作,他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点,认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。

管理者有效性的三个方面的基础:

  • 记录时间
  • 管理时间
  • 同意安排时间

有效的管理者,如果要管理好自己的时间,首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。如果完全靠记忆,我们恐怕说不清楚自己的时间是怎样打发的。所以我们需要记录时间。

如何诊断自己的时间

每一位管理者的时间,都有很大部分是被浪费掉的。表面上看起来,每件事情似乎都非办不可,但实际上却毫无意义。要提高管理者的有效性:

第一步就是记录其时间耗用的实际情形。

第二步就是要做有系统的时间管理。要做到这一步,可以试问自己下列几个问题:

  1. 首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成果。
  2. 时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而不影响效果。别人代为参加即为授权。授权一词的意义应该是可由别人做的事情交付给别人,从而为自己更重要的事情腾出时间。而不是片面追求最闲散的经理人就是最成功的经理人。
  3. 管理者在浪费别人的时间吗?

管理者在浪费别人的时间的时间是非常常见的,繁多的无必要的会议、形式报告等等。

消除浪费时间的活动

  1. 首先要做的是,找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。同一个错误如果重复出现,往往是懒散和疏忽造成的。
  2. 人员过多,也常造成时间浪费。人员多,交流就多,处理人际关系的时间就多。有些小公司,项目不多,一年也就一两个项目,却养着10人以上的初级程序员。大多数的时间都用在互相指导、互相交流业务上了。对于这样的小公司4~5个中高级程序员已经足够了。
  3. 另一个常见的浪费时间的原因,是组织不健全。会议,是靠集会来商议,是组织缺陷的一种补救措施。我们开会时就不能工作,工作时就不能开会,一个结构臻于理想的组织,应该没有任何会议。一个组织如果经常要以会议方式来共同工作,那么多是组织不健全的表现。每一次会议都会衍生出许多别的会议,有的是正式的,有的是非正式的,但每次会议都要花好几个小时。所以,要开会,就得有一定的计划,否则不但令人讨厌,而且对公司也是一种危险。
  4. 最后一项浪费时间的因素,是信息功能不健全。常见的现象是:信息不畅通和信息表达方式不当,造成误解。最常见的例子就是多客户需求的理解,客户讲了100%,项目经理理解了80%,程序员只理解了60%。

统一安排可以自由支配的时间

管理者在做过了自己的时间记录和分析后,当然了解有多少时间可自由支配,又有多少时间可以用在确有贡献的大事上。

有效的管理者必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间,时间分割成许多块,等于没时间。时间管理的最后一步,就是将自己可自由支配的零碎时间集中起来。

一切卓有成效的管理者都懂得:对时间的控制和管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录,定期对这些记录进行分析,还必须根据自己可以支配的时间的多少,给一些重要的活动定下必须完成的期限。

总而言之,时间是最稀有的资源。若不将时间管理好,要想管理好其他时间就是空谈。而分析自己的时间,也是系统地分析自己的工作,鉴别工作重要性的一种方法。

“认识你自己”这句充满智慧的哲言,对我们一般人来说,真是太难理解了。可是,“认识你的时间”却是任何人只要肯做就能做到的,这是通向贡献和有效性之路。

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