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开会在现有的公司运作中越来越声名狼藉,原因是真正能通过会议这个形式取得什么成果非常的少。曾经看过这样一幅漫画:几个人围着桌子坐着,会议组织者说“今天会议没什么特别的议程。像往常一样,我们就就抱怨下、做些没什么干系的发言就好了”。

现在大部分的会议都是无序的、没有激情的、没有效率的。但是我们可以去改变现状,将会议开得更好。

当我写一篇关于如何开展有效会议的文章时,我想到了一个在会议方面有着丰富的知识,并且她创造了一个最有创新意义的的产品,也让我为她在会议组织方面的才能上加了不少分。她就是 Google 搜索的副总裁:Marissa Mayer。

Mayer 平均每周开差不多 70 个会议,在 Google 的工程师、项目经理向 Google 创始人 Sergey Brin 和 Larry Page 汇报和提出想法是,进行把关。包含决策者、管理者、工程师在内的 8 个团队在项目开发的各个阶段都需要向 Mayer 汇报

在 Google 这样的公司里,大部分的工作都在会议中开展,Mayer 的目标就是确保她的团队有明确的工作指令、战略方向以及有足够支撑行动的信息,并且同时让他们感觉有前进的动力并受到了尊重。Mayer 她成功开展高效会议的 6 个秘诀就是:

1. 有一个明确的议程

Mayer 要求每个会议都必须有明确的议程,内容包括参会者希望讨论的问题的大纲以及他们将如何最有效地利用自己的时间。当然,议程需要有一定的灵活性,Mayer 觉得议程更多地扮演这样一个角色:议程迫使参会者仔细思考自己希望在会议上所达到什么目标以及如何最好地去达成这样的目的。

2. 指定专门的会议纪要人员

Google 的会议纪要人员是和我们一边概念的会议纪要有很多的区别,在 Google 的会议中会准备多个投影,一边是在投影现在陈述的内容,一边是投影当前的会议纪要。另外还可能投影一个巨大的计时器。Google 这样做的目的主要是为了确保参会人员能在会议上达成真正的一致。通过制作一份即时官方的记要,最大程度地马上消除不准确性和不一致性。而不仅仅是找一个专门的会议记录人员。

那些没能参加会议的人会后会收到一份标准官方会议记要,来了解会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作。

3. 开小会

Mayer 留了大量的小块时间段去参加那些有特定议题或者关于特定项目的小会。除了与创始人兼 CEO – Eric Schmidt 每周两小时的会议,她会抽5-10 分钟时间去参加一些特定领域的会议,如关于站点表现的周例会、新产品发布等等。

如果有什么紧急情况发生,这种方式给了 Mayer 足够在会议前调整议程的灵活性。这也慢慢让会议变得更有重点。Mayer 对她的团队成员也是采取同样的策略,组织5-10 分钟的短交流会议,而不是 30 分钟的促膝长谈。通过这样地在一个大块时间段挤出时间参加小会,她可以收获更多。

Mayer 有着工程师和计算机科学方面的背景经验,自嘲地称这些小会是“降低流水线上的延迟” 。如果她的一个员工想跟她讨论一个问题,这位员工可以在 Mayer 的某一个大的时间块上跟她预约一个 10 分钟的短会,而不是等她下一个空闲的 30 分钟,这样的 30 分钟可能 2 个星期都等不到。

4. 工作时间(office hours

工作时间也其实就是类似“答疑时间”的这样一个概念,即某人固定时间待在 office 里,保证你在这段时间的时候能找到他,跟他交流。这样的“答疑时间”可以让你更加亲近您的员工、更加了解公司内的事情、更加有机会听取意见和新的 idea、更加有效的处理来自下层的一些问题,特别让你不会变成那种永远看不到的神人一样。

Mayer 的这条秘诀来自她在斯坦福大学做计算机科学教师的经验,她也是在斯坦福大学遇到了 Google 的两位创始人。Mayer 的答疑每天下午 4 点开始,每次一个半小时。

员工将他们的名字写在她 office 外面的一块白板上,然后她按照先进先出的方式对队列进行处理。有时候是 PM 需要她在一次市场活动上的认同,有时候是一些员工想向她推销自己的一个想法或者设计。

Mayer 说: “我们很多有意思的产品都是在这个答疑里捣鼓出来的,Google News, Orkut, Google Reviews, and Google Desktop 这些产品的 idea 都是首先在这种办公时间里出现的”。在这短短的一个半小时的办公时间中,Mayer 可以开多达 15 个会议,平均每个人 7 分钟的时间。

5. 要数据,不要政治

一个公司里,如果上级会根据他对个人的喜好而不是他对产品和设计的客观想法来做决定。那这条意见就非常有必要了。Mayer 相信这样的价值倾向会让员工士气低落,所以她制定了科学的审批流程。Google 根据一些明确的度量指标来选择好的设计。选择是基于价值以及事实,而不是个人关系 。

Mayer 不希望在设计会议上听到类似“我喜欢”这样的句子,而她会鼓励类似“用户在站点上的行为数据反映了这个设计效果要比先期好 10%”这样的言论。Google 是建立在客户反馈数据驱动的企业文化上,而不是建立在内部政治上,所以对于 Google 来说,“要数据、不要政治” 。

6. 给会议倒计时

为了给会议增加点压力以保持参会人员的注意力,Google 的会议中一般都会在墙上都投影一个巨大的计时器,给特定的会议或者议题做倒计时。计时器给会议带来的轻微的压力感使会议不偏题,避免创造性引起的混乱。

Mayer 同时对这个计时器也有一个忠告:对计时器保持健康的幽默感。计时器可以是一个有趣、友善的提醒,而不是对谈话粗鲁的打断。

请记住,这些会议技巧在 Google 里用的很好。虽然可能并不适用你们公司,但这六个秘诀应该可以给你一点如何让会议不浪费时间、更加有效的良好的启示。