第四阶段办公自动化平台构想

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一、办公自动化的发展阶段

第三阶段的办公自动化是以工作流为中心。

即以网络为基础,强调协同工作。对内部各种消息的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理、及于信息服务系统进行信息交互。用户可以获取和发布信息,通过远程移动办公,实现办公活动不受时间和空间的限制,从而显著地提高了工作效率和质量。

第四阶段的办公自动化是以知识管理为核心。

什么意思呢?

主要是在恰当的时间,将正确的知识传给合适的人,让他们采取最恰当的行动,以避免重复和错误。用户关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。知识管理能够提供丰富的学习功能与知识共享机制,确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习,学习现有知识,实现用户在办公自动化系统中的地位从被动向主动的方向转变,从而在提升每个员工创造能力的基础上,大大提高整体创新和应变能力。

二、围绕知识管理核心设计办公自动化平台

以本单位为例,需要设计的一些协同办公模块。

1. 工作流模块

  • 公文流转。适合本单位组织架构和使用习惯的公文流转流程。
  • 任务督办。将任务分解给办理单位,办理单位按要求汇报进度。
  • 预算督办。督办各单位预算执行进度。
  • 请休假模块。请休假申请与审批。
  • 出入境模块。出入境申请与审批。
  • 采购管理。采购审批流程电子化。

2. 综合事务管理

  • 会议管理。
  • 无纸化会议。
  • 人事管理。

3. 知识管理

  • 知识库。整合历代办文系统数据,提供查询服务。历史库、规划库等。
  • 数据查询。如公文查询、文件查询等。
  • 文档管理。比如公文文档模板,业务模板(如建设用地批准书等),采购模板(如采购申请表)等。
  • 规章制度、政策文件。单位发布的一些政策规章查询。
  • 文件柜/共享文件存储。

4. 信息流

  • 工作动态。了解单位最新的工作动态。
  • 下载中心。如单位APP、VPN、一些操作手册等等。

5. 文化

  • 党建资料。
  • 扫黑除恶。
  • 廉政建设。
  • 领导讲话。
  • etc

6. 个人

  • 日程。
  • 工作报告。
  • 便签。
  • 通讯录。

三、总结

工作流、信息流、知识管理、综合事务管理、文化建设和个人几大核心的合理设计,有效的模块集成,强调系统整合。

随时补充。

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